Ha te is sokszor kapod magad azon, hogy elveszel a kisebb-nagyobb feladatok között, és a nap végére nem is igazán tudod megmondani, mivel mennyit foglalkoztál, és mennyit is haladtál valójában, akkor talán  ideje kipróbálnod egy időkezelési technikát, amivel hatékonyabb lehetsz a munkában vagy a tanulásban – városi legendák szerint akár megkétszerezheted a produktivitásodat, de ha nem hiszed, a legjobb, ha leteszteled.

A pomodoro technika

A pomodoro  módszer rendkívül egyszerű. Lényege, hogy eldöntöd, mivel fogsz foglalkozni a következő egy-két órában. Aztán leülsz, 25 percig KIZÁRLÓAG a kitűzött feladatodra koncentrálsz, majd 5 perc szünetet tartasz. A következő 30 percben megismétled ezt a kört: 25 perc FÓKUSZÁLT figyelem, majd 5 perc szünet. Ennyi, itt akár vége is lehetne a posztnak, köszi, hogy elolvastad, néhány hasznos kiegészítésért viszont olvass tovább.

A technika alapvető kikötése, amit a csupa nagybetűs szavak előre is vetítenek, hogy a 25 perces meló time alatt CSAK a feladattal foglalkozhatsz. Nincs Facebook, nincs Instagram, de még kávé- vagy pisiszünet sem. Ezeket az 5 perces szünetbe passzírozhatod bele, olyan sorrendben, ahogyan neked tetszik, de amint jelez az időzítőd – legyen az a telefonod, egy felhúzhatós konyhai óra, vagy egy ingyenesen letölthető alkalmazás –, máris indul az újabb szuperintenzív menet, természetesen 100%-os figyelemmel.

Négy 25 perces produktív menet alkot egy egységet, így a negyedik koncentrációs kör után javasolt egy hosszabb szünetet tartani, az 5 perc helyett például 20-at, maximum 30-at. Ha ez letelt, kezdődhet újra a feladatra fókuszálás a 25-5-ös felosztásban.

Lehet, hogy az első egy-két pomodoro idő közben késztetést fogsz érezni, hogy ránézz a Facebookra vagy az emailjeidre, esetleg eszedbe jut, hogy nem ettetted meg a macskát, amit azonnal pótolni kell, de vegyél egy mély levegőt, tedd félre ezeket, és próbálj a munkádra/tanulásra figyelni továbbra is.

Ha egy feladattal hamarabb elkészülnél, mint hogy letelne az aktuális 25 perces session, az szuper, de a vállveregetést hagyd az 5 perces szünetre, és kezdj bele a következő feladatodba a to do listádról.

És azért ügyelj, hogy a ló másik oldalára se ess át: ha egy feladatban annyira benne vagy, hogy a 25 perc letelte után sem szívesen szakítanád meg a folyamatot, esetleg attól félnél, hogy így időt fogsz veszíteni, akkor is állj meg egy rövid szünetre. Talán nem érzed, de az elmédnek szüksége van regenerációra, az 5 perc pedig pont elég, hogy az agyad feldolgozza az infókat, így feltöltődve, frissen tudd újra felvenni a fonalat. A hatékony időmenedzsment az energiaszinten, pontosabban a magas energiaszint fenntartásán is múlik. Ha nem tartod a szüneteket, idővel csökkenhet a koncentrációd, kimerülten pedig kétszer annyi időbe telhet elvégezni egy feladatot, mint tiszta fejjel.

PRO TIPP: 

Az 5 perces pihenők alatt ér Facebookot nyomkodni, de a hatékonyságodat fokozhatod, ha felállsz az asztal mellől, és kinyújtóztatod a tagjaidat, mozogsz egy keveset, kimész a levegőre és/vagy iszol egy pohár vizet. Így a tested is hálás lesz a pihenőért, nemcsak az elméd tud szusszanni. Fontos, hogy fejben se pörögj tovább a feladaton, hanem próbálj meg kikapcsolni, hogy az agyad fel tudja dolgozni az információkat, és elmélyülhessen tudásod.

 

Miért ennyi az annyi?

Ez sem lesz bonyolult, mint ahogy a technika sem: okos emberek már kikutatták és kimutatták, hogy 25 perc elég ahhoz, hogy valami értékelhetőt hozzunk össze, de közben nagy valószínűséggel nem fogunk elkalandozni sem gondolatban. 25 percig a legtöbben képesek egy dologgal foglalkozni teljes, osztatlan figyelemmel.

A cél pontosan ez: elkerülni a multitaskingot, azaz a több dologgal foglalatoskodást. Az egyik feladatról hirtelen másikra váltás elaprózza a figyelmet, sok idő- és energiaveszteséget vonva maga után. Ráadásul a belemerülés, elmélyedés lehetőségét is kizárja, pedig a módszer lényege és hatékonyságának a kulcsa is éppen ez.  A fenntartott koncentrált figyelmed révénél fél nap elteltével akár azon is kaphatod magad, hogy  flow állapotba kerültél. Ha képes vagy beletenni az időd-energiád 100%-t a feladataidba a 25 perces intervallumokban, kimaxolhatod a produktivitást, és akár kétszer annyi dolgot el tudsz végezni egy nap alatt, mint gondoltad volna.

PRO TIPP #2: 

Ha van olyan feladat, amit rendszeresen csinálsz, mérd le, hogy mennyi idő alatt végzel vele, így később pontosabban tudsz tervezni az időddel, , illetve számokban is látni fogod, hogyan leszel egyre hatékonyabb. Lehet, hogy most még 30 perc kell, hogy összeírd a havi kiadásaidat és bevételeidet, vagy megtanulj 15 új szót a tanult idegen nyelven, de a módszerrel gyakorlásával később talán megleszel velük 20 perc alatt is.

 

A Pomodoro módszer lépésekben:

1. Írd össze a feladataid.
Becsüld meg, melyikkel hány pomodoro (25 perces) egység alatt leszel kész, így kapsz egy napi tervezett időbeosztást.

2. Állítsd be az időzítőd 25 percre
Vonulj nyugodt környezetbe, ahol zavartalanul tudsz majd koncentrálni, vagy tedd fel a fejhallgatód, ha az irodában, kávézóban, könyvtárban a esik jobban kézre.

3. Csak a feladattal foglalkozz 25 percig
Tűzd ki magad elé, hogy a következő menetben meddig szeretnél eljutni, majd “kicsöngetésig” fókuszálj a feladatvégzésre, minden egyéb feladatot hagyj figyelmen kívül.

4. Tarts 5 perc szünetet, majd koncentrálj ismét 25 percig
Próbáld ekkor sem beletemetkezni a levelezésedbe vagy az Insta görgetésébe, hanem szakadj ki a munkából, lehetőleg némi mozgással összekötve. Ha szól az időzítő, láss neki újra osztatlan figyelemmel a feladatodnak.

5. A 4. menet után tarts egy hosszabb szünetet (20-30 perc)
A klasszikus beosztás négy alkalom után javasol hosszabb pihenőt, de kísérlezed ki, számodra mi az ideális beosztás: ha három kör után rendszeresen elkalandozol, tartsd meg előbb a hosszabb szünetet, de ha nem igényleg a negyedik kör után sem, válts ötre. Az is lehet, hogy a délelőtti és a délutáni ritmusod között is lesznek különbségek, figyelj a tested jelzéseire, amikor próbálod belőni a leghatékonyabb beosztást.

+1: Ne erőltesd
Bár a technika sokaknak beválik, akik némi akaraterőt, önfegyelmet és időt áldoznak a mind hatékonyabb időgazdálkodás oltárán, ha hosszas próbálkozás után sem érzed jótékonynak a sok megszakítást, akkor engedd el a paradicsomokat. Akár a munkád kíván meg folyamatos kapcsolattartást a kollégákkal, akár csak nem érzed testhezállónak, természetedhez közelinek ezt a kötöttebb stílust, nézz más módszer után, vagy alakítsd ki a saját egyéni napi beosztásod.

 

Zárásként néhány érdekesség:

Fun fact #1: Miért működik olyan jól sokaknak ez az időstrukturálás?

Parkinson törvénye, amit angolul timeboxingként is emlegetnek, (nagyon egzaktan) kimondja, hogy annyi idő alatt leszel kész valamivel, amennyi idő a rendelkezésedre áll. Tehát ha egy egész napot hagysz a féloldalas beadandód vagy a projekt-összefoglalód megírására, akkor nagy eséllyel elhúzod, és rá is megy a napod. Ha azonban 1 vagy 2 órát számolsz rá, akkor valószínűleg meg is leszel vele ennyi idő alatt, így a halogatás és elpazarolt idő ellenszereként is alkalmazhatod a technikát.

Fun fact #2: Jó, jó, de mi köze a paradicsomnak (olaszul a pomodoro ezt jelenti) az időméréshez?

A módszer kitalálója egy olasz úriember, Francesco Cirillo, aki a ’80-as évek végén alkotta meg a technikát, és prózai módon az akkoriban divatos paradicsom alakú konyhai időmérőről nevezte el. Ez szimbolikusan jelzi is, hogy a hatékony időgazdálkodás és feladatvégzés egyik titka az egységnyi idő alatt fenntartott osztatlan figyelem.